Ons centrum zoekt voor het departement Algemene Zaken een administratief assistent(e).

 

Opdrachten : 

Onder de verantwoordelijkheid van de directeur van het departement Algemene Zaken verzorgt hij/zij alle secretariaatstaken, waaronder inkomende en uitgaande post, telefoongesprekken en archieven.

Op vraag van de overheden produceert hij/zij een reeks schriftelijke documenten (dienstnota's, brieven, mededelingen, enz.).

Hij/zij biedt administratieve en logistieke ondersteuning aan de directeur van het departement.
 

IN DE HOEDANIGHEID VAN ADMINISTRATIEF ASSISTENT(E)

HOOFDACTIVITEITEN

  • Invoering, verwerking en verdeling van inkomende post.
  • Verwerking van uitgaande post (ondertekening, in omslagen steken, verzending).
  • Opstellen van communicatiemateriaal.
  • Doorgeven van beslissingen van verschillende organen aan de betrokken diensten/personen.
  • Berekening van het presentiegeld van de raadsleden.
  • Administratieve ondersteuning bij aanwervingsprocedures door de secretaris-generaal en door de directeur van het departement.

TRANSVERSALE ACTIVITEIT

Hij/zij biedt administratieve en logistieke ondersteuning aan het volledige departement.

VAARDIGHEDEN :

Specifieke vaardigheden:

  • Goede redactionele vaardigheden 
  • Goede spreekvaardigheid 
  • Beheersing van Officetools (Word, Excel, PowerPoint)
  • Naleving van de vertrouwelijkheidsregels
  • Kennis van het OCMW
  • Structurering van het werk

Vereiste vaardigheden:

1) INFORMATIE VERWERKEN (De informatie correct verzamelen, verwerken en presenteren binnen de gestelde termijnen): 

  • Ik identificeer gebreken in de informatie en zoek gericht naar aanvullende informatie.
  • Ik verwerk grote hoeveelheden informatie onpartijdig en binnen de gestelde termijnen.

2) HET WERK STRUCTUREREN (Mijn werk structureren door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren.) : 

  • Ik stel prioriteiten voor mijn eigen taken en voer ze uit.
  • Ik voer mijn eigen taken systematisch uit binnen de gestelde termijnen.
  • Ik voer een grote verscheidenheid aan taken op een georganiseerde manier uit.

3) IN TEAM WERKEN (De teamgeest creëren en verbeteren door mijn meningen en ideeën te delen en conflicten tussen collega's te helpen oplossen) : 

  • Ik deel mijn ideeën en kennis openlijk en nodig anderen uit hetzelfde te doen.
  • Ik lever inspanningen om spanningen tussen collega's te verminderen en zoek actief naar consensus.

4) INTERAGEREN (Effectief communiceren en ervoor zorgen dat de andere persoon de boodschap begrijpt. Interesse tonen in de andere persoon en mijn emoties onder controle houden in elke situatie.) : 

  • Ik breng een mondelinge boodschap over op een manier die de gesprekspartner begrijpt.
  • Ik toon belangstelling voor de ander, zijn emoties en waarden en probeer deze te begrijpen.

Voorwaarde:

Attest van het hoger secundair onderwijs 

Aanbod:

  • 1 vervangingscontract 
  • Salaris van niveau C 
  • 1 telewerkdag per week
  • Glijdend uurrooster voor een goede balans tussen werk en privé
  • Maaltijdcheque ter waarde van 8 euro
  • Tweetaligheidspremie (als je in het bezit bent van het Selorattest artikel 9 §2): 2.585,53 euro (jaarlijks geïndexeerd brutobedrag)
  • Eindejaarspremie
  • Automatische erkenning van de anciënniteit in de overheidssector en relevante anciënniteit uit de privésector (maximaal 12 jaar)
  • Aantrekkelijk verlofstelsel (26 verlofdagen)
  • Aanvullend pensioen (tweede pijler)
  • Tussenkomst van de werkgever in de kosten voor openbaar vervoer
  • Gemakkelijk bereikbaar: trein, bus en tram
  • Premie voor woon-werkverkeer (fietsers/wandelaars)
  • Specifieke opleidingen voor de functie
  • Een werkomgeving die voortdurend evolueert
  • Supervisie van het team – Teambuilding
  • Toegang tot de sociale dienst (diverse premies)
  • Voorkeurstarief bij de Iris Ziekenhuizen Zuid
  • Mogelijkheid om een hospitalisatieverzekering af te sluiten tegen voordelige voorwaarden

Hoe solliciteren?

Stuur je kandidatuur uiterlijk op 8 mei 2024 naar jobs@cpas-etterbeek.brussels.

Jouw kandidatuur omvat naast je cv en een kopie van je diploma ook een motivatiebrief die aansluit bij deze vacature. Gelieve ook “Algemene Zaken” te vermelden in het onderwerp van je kandidatuur.